北档发〔2014〕6号

 

关于专业档案移交进馆工作的通知

全市各单位：

根据国家档案局下发的《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局第9号令，以下简称9号令）和《北海市国家档案馆收集档案范围实施细则》等规定，现将专业档案进馆工作通知如下：

一、 移交档案的单位、门类

移交档案单位、档案门类请参见档函〔2011〕261号、档函〔2011〕273号（见附件）及《北海市国家档案馆收集档案范围实施细则》。

二、移交档案范围

本单位专业档案形成之日起至2004年止。

三、移交档案时间：

2014年5月至11月。

四、移交档案地点：

市档案局一楼档案管理科。

五、移交专业档案要求

（一）各门类专业档案原件与数字化档案同时进馆。根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（9号令），各单位在移交专业档案原件时，应同时移交上述档案形成的数字化档案副本。

（二）以全宗为单位，档案整理符合国家标准规范。案卷整理规范，文件齐全完整，排列条理，分类清楚，保管期限划分准确，档号标识规范。

1．以“卷”或以“件”为单位档案整理。

以“卷”为单位：案卷整理符合《广西壮族自治区档案案卷质量标准》要求；

以“件”为单位：文件整理符合《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》要求；

有行业标准要求的以行业标准为主。

2．以卷或以件为保管单位档案装订规范,各种项目填写齐全。

案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表项目填写齐全

3．进馆档案装具符合国家档案行业标准规范要求。

（三）移交档案时应移交纸质、电子目录。包括案卷目录、全引目录、归档文件目录。电子目录符合GD2000档案管理系统。

凡符合上述要求的，经市档案馆验收合格后，档案馆接收并办理移交手续。

六、几点要求

（一）请各单位按照《国家基本专业档案目录》、《北海市国家档案馆收集档案范围实施细则》及本行业专业档案管理办法，认真做好专业档案的清理、核对和检查工作，对没有归档和不符合归档要求的要按国家标准进行归档整理和完善，做好准备后在本通知确定的时限内有序地向市档案馆移交。

（二）确有特殊规定不需要向市档案馆移交档案的单位，请书面来函并附本行业上级文件规定说明原因，经市档案局确认后可暂不移交。

（三）对无正当理由，拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，按《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部令第30号）第四条规定：“对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分”；并在全市范围内对责任单位给予通报。

（四）档案整理工作的事宜，请与市档案局监督指导科联系，联系电话：2036805；档案移交工作的事宜，请与市档案局档案管理科联系，联系电话：2039118。

 

 

北海市档案局

                               2014年5月19日