北档发〔2013〕7号

 

关于北海市2012年度机关档案工作检查情况的通报

 

市直各机关、团体、事业单位：

为加强我市机关档案工作，提高机关档案工作综合管理水平，我局于2012年8月开始，对市直、驻市机关、团体、事业单位等88家单位档案工作进行了检查。现将检查情况通报如下：

一、基本情况

在这次年检活动中，我局依据《北海市2012年度机关绩效考评工作方案》和《北海市机关档案工作检查细则》，采取单位自查和送检的方式，对参检单位档案工作逐一量化考核评分。经检查评分，79个单位获得优秀，9个单位合格。年检合格率达100%，各单位档案管理工作水平、质量大幅提升，主要有以下特点。

（一）领导重视程度明显加强

从检查情况看，档案年检列入市机关绩效考评指标体系后，各单位领导重视程度明显加强，及时调整和充实档案工作领导小组，明确档案工作分管领导和专（兼）职档案员，并把档案工作列入单位的重要议事日程和年度工作计划，主要领导多次过问进展情况，协调有关部门全力配合做好年检工作，帮助解决档案工作中存在的问题和困难，对档案工作有布置、有检查、有督促、有落实，在人力、物力、财力方面给予了充分的保障，将考核指标进行分解，纳入有关人员岗位目标管理并与个人绩效挂钩，层层落实，极大的促进了工作人员的责任心和积极性。档案工作环境不断优化，为档案工作的持续发展营造了良好的氛围。

（二）档案业务管理科学化、规范化进一步提升

本次年检，文件材料收集齐全率、年检材料上报率、年度档案归档率、建立档案目录数据库率、开展档案编研率等均明显提高，档案业务管理得到进一步提升。一是 “重文书，轻其他各类档案”的现象有所改善。各单位加强了会议记录、单位预算等非红头文件和职能活动产生照片、实物、音像材料的收集，保证了归档文件材料的系统、完整；二是归档整理质量不断提高。检查过程中，各单位任务明确，积极配合，认真开展自查自纠，按要求将自查评分表和相关材料报送我局，认真整改检查过程中发现的问题，主动咨询，不断修改完善，各单位档案工作科学化、规范化水平进一步提高；三是档案信息化领域有所拓展。各单位除了编制归档文件目录、全引目录等检索工具外，还有效借助GD2000综合档案管理软件，及时录入档案条目，建立了档案目录数据库，大大方便了查阅检索，极大地提高了档案利用的效率；四是注重档案的开发利用。各单位续编了各种必备的档案汇编资料，档案室的日常管理逐步加强。

（三）档案员的综合素质、专业水平显著提高

档案工作纳入绩效考核体系，极大地调动档案人员工作积极性和业务学习热情。各单位档案人员认真学习，积极参加培训，克服工作多、任务重等困难，合理安排时间，自觉加班加点。同时，各单位档案员都能够虚心听取指导接受意见，发现问题，详细记录，积极改正，做到边查边改边进步，并能够积极利用档案业务交流网络平台，相互学习交流，取长补短，经验丰富的档案员主动帮助新同志解答业务上的疑难问题，在实际工作中不断提高业务水平，2012年各单位都高标准完成了上年度归档文件整理工作。

二、需要改进的地方

（一）部分档案员变动频繁、兼职过多，不利于档案工作的持续稳定开展

部分单位档案人员调整过于频繁或兼职过多，造成档案人员业务生疏或没有足够的时间从事档案工作，工作任务难以按时保质保量完成。年检中，个别单位没有按时报送年检材料和进行复检，整改期间未能按时完成整改或者完成后不及时反馈，影响了档案年检进度和本单位的绩效考核。

（二）档案资源体系建设有待进一步加强

虽然“重文书，轻其他各类档案”的现象有所改善，但重纸质载体轻电子载体、重综合管理性档案轻业务档案的情况仍不容忽视。少数单位文件形成收集欠规范、各门类档案齐全完整率不高，一些反映职能活动的电子文件、照片、音像等以其他载体存在的材料的收集、归档不及时，特别是没有把关系民生的业务档案纳入机关档案综合管理体系，造成了档案重要资源的失控，存在着流失隐患，不利于档案资源体系建设。

2012年，各参检单位都能较好地完成档案工作年度检查任务，但仍有待完善提高充实。希望各单位在新的一年里，发扬成绩，克服不足，推动本单位档案工作取得新进步，促进我市档案事业健康稳步发展。

 

附件：2012年度机关档案工作检查优秀名单

 

                               北海市档案局

                              2013年4月27日

 

 

 

附件：

2012年度机关档案工作检查优秀名单

 

市委办、市人大办、市政协办、市纪委（监察局）、中级法院、市检察院、市委宣传部、市委统战部、市委政法委、市委政研室、市编办、市直属机关工委、市信访局、市老干部局、市总工会、团市委、市妇联、市科协、市文联、市社科联、市工商联、民革北海市委、民盟北海市委、民建北海市委、民进北海市委、农工党北海市委、致公党北海市委、九三学社北海市委、市政府办公室、市发展和改革委员会、市工业和信息化委员会、市科技局、市财政局、市交通运输局、市水利局、市农业局、市林业局、市商务局、市审计局、市国资委、市旅游局、市统计局、市水产畜牧兽医局、市招商局、市港务局、市教育局、市民政局、市人力资源和社会保障局、市卫生局、市人口计生委、市外事侨务办、市广电局、市新闻出版局、市档案局、市体育局、市法制办、市扶贫办、市水库移民管理局、市政务服务中心、市公安局、市司法局、市国土局、市环保局、市住房和城乡建设局、市规划局、市城管局、市工商局、市质监局、市安监局、市食品药品监督局、市国税局、市地税局、市人防办、市海洋局、北海工业园区管委会、北海出口加工区管委会、市高新区管委会、市涠洲岛旅游区管委会、北部湾办