北档发〔2013〕6号

 

 

 

关于档案移交工作的通知

 

 

市直有关单位 ：

档案移交进馆工作是各立档单位的重要职责，是确保档案完整安全的需要，也是建设国家档案资源体系的重要举措。根据《中华人民共和国档案法》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令2011年第9号，以下简称“9号令”）、《广西壮族自治区档案管理条例》关于“列入自治区、设区的市综合档案馆接收范围的档案，自档案形成之日起满10年向自治区、设区的市综合档案馆移交”的规定，为保证档案移交工作的顺利进行，现将有关档案移交工作的具体事项通知如下：

一、移交档案范围

各单位2003年及2003年以前形成的，保管期限为永久和长期（30年）的档案，包括文书档案、声像档案、专业档案和实物档案(特别是反映我市某个领域获得的省级以上荣誉方面的证书、证章、奖杯等)。

二、移交档案时间：

2013年4月至11月。

三、移交档案地点：

市档案局一楼档案管理科。

四、移交档案要求

（一）根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（9号令），各单位在移交各种传统载体（纸质、照片、磁带等）档案时，应同时移交对上述档案按要求形成的数字化档案副本。

（二）移交进馆档案须以全宗为单位进行整理，案卷整理规范，文件齐全完整，排列条理，分类清楚，保管期限划分准确，档号标识规范，符合国家档案标准规范要求。

1、进馆档案以卷或以件为单位进行整理。

案卷整理符合《广西壮族自治区档案案卷质量标准》要求；以件为单位整理的档案符合《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》要求。

2、进馆照片、录音、录像、实物档案已按有关要求进行整理。

照片档案整理符合《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）要求；录音、录像档案整理符合《广西壮族自治区录音录像档案归档整理规则（试行）》要求；实物档案整理符合《广西壮族自治区实物档案整理规则》要求。

3、档号编制规范、案卷排列有序。

案卷编系统的流水号,卷内文件编系统的页号；全宗号、目录号、案卷号按进馆要求编制。案卷排列以全宗为单位,依据分类方案,按不同类别、载体和不同保管期限分别排列；各类案卷在排列方法上应力求一致,尽量保持案卷之间联系；在一个目录号下不得出现重复的案卷号。

4、以卷或以件为保管单位档案装订规范,各种项目填写齐全。

案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表项目填写齐全。

5、所移交档案应使用符合国家档案行业标准规范要求的规格和无酸装具。

（三）移交档案的同时应移交纸质、电子两种版本目录(包括案卷目录、全引目录、归档文件目录), 电子目录录入应用GD2000档案管理系统。所有机读目录要进行严格的校对，无误后方可移交进馆。

（四）移交档案时要同时移交全宗介绍、组织机构沿革。

全宗介绍：由封页、正文、备注三部分组成。其中正文包括全宗构成者沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍三部分。

组织机构沿革：机关性质和主要职能、隶属关系、人员编制、内部机构设置、领导成员的组成五要素。

望各单位抓紧安排档案的整理，机读目录的录入、数字化等工作，并按时移交进馆。如不能按时完成移交进馆，影响全局工作，年底将对未完成单位进行通报。整理工作中如遇问题，请与市档案局监督指导科联系（2036805）。移交工作事宜，请与市档案局档案管理科联系（2039118）。

 

 

 

北海市档案局

                               2013年4月17日