北档发〔2011〕9号

  关于做好2000-2001年度档案移交进馆工作的通知

 市直各有关单位:

根据《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》及国家有关规定,属于市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的市级国家档案馆移交。为确保移交进馆档案质量,现就2000-2001年度档案移交工作提出如下要求：

一、档案移交的基本原则

　　（一）进馆档案以全宗为单位,保持全宗的连续性和完整性。

　　（二）各单位应根据机关档案工作的历史情况,结合不同时期档案业务建设规范,对移交档案进行严格检查。

　　二、档案移交的范围和内容

　　（一）各单位形成的具有历史凭证作用、工作查考作用和科学研究价值的各种门类、各种载体的永久、长期、定期(30年)保存的档案；撤销机构的全部档案。

　　（二）各单位编制的组织机构沿革、全宗指南和有关检索工具随同档案一并移交。

　　（三）与各单位业务工作有关、可以作为档案的补充的各种资料。

三、档案移交的质量要求

（一）划分全宗、分类清楚

⒈全宗划分清楚

一个机关在其职能活动过程中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗;新成立机关,一个机关分为两个以上机关,几个机关合并为一个机关,分别建立新的全宗;机关改变领导关系、名称,但其工作性质和业务范围未发生变化,仍接续原来的全宗;代管的二级单位不能与上级机关档案混淆,应单列全宗。每个全宗的建立和结束有依据性文件,并在全宗介绍中说明。

2.进馆档案以全宗为单位进行整理,保持全宗完整。

3.全宗内分类统一,类别设置合理,归类准确。

一个全宗应按照统一的分类方案分类,做到类别设置合理,各类之间界线清楚,类与属类层次分明,归类准确。一般按年度—组织机构（或问题）分类。

（二）归档文件材料齐全完整,保管期限划分准确

1.反映本机关主要职能活动的文件材料归档齐全完整。

反映本机关主要职能活动,如重大活动、重要会议、重要问题、机构演变、机关人事任免和奖惩等形成的主要文件材料,以及内部形成的调研和统计材料、各种工程和科研项目审批文件及附件等齐全完整。

2.本单位重大活动、重要会议等形成的照片、录音、录像、实物等归档齐全完整。

3.科技、基建、会计等文件材料按有关规定收集齐全、整理归档。

    4.进馆档案全部经过鉴定。

    重点鉴定长期和短期档案。对保管期限划分不准确的予以调整，并剔除档案中的重件。

    5.进馆档案中的涉密件全部解密、清理完毕。

根据《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》（1991年9月27日国家档案局、国家保密局发布）,对进馆档案中的涉密件进行解密,在向档案馆移交前完成清理工作。需要延长保密期限的,提交书面材料和目录清单。

（三）案卷质量符合标准

1.进馆档案按卷或以件为单位进行整理。

以卷为单位的案卷整理符合《广西壮族自治区档案案卷质量标准》要求；以件为单位整理的档案符合《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》要求。

2.进馆照片、录音、录像、实物档案已按有关要求进行整理。

照片档案整理符合《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）要求；录音、录像档案整理符合《广西壮族自治区录音录像档案归档整理规则（试行）》要求；实物档案整理符合《广西壮族自治区实物档案整理规则》要求。

3.档号编制规范、案卷排列有序。

案卷编制系统的流水号,卷内文件编制系统的页号；全宗号、目录号、案卷号按进馆要求编制。案卷排列以全宗为单位,依据分类方案,按不同类别、载体和不同保管期限分别排列；各类案卷在排列方法上应力求一致,尽量保持案卷之间联系；在一个目录号下不得出现重复的案卷号。

4.以卷或以件为保管单位档案装订规范,各种项目填写齐全。

案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表项目填写齐全。

（四）检索工具方便实用

1.以全宗为单位编制案卷目录和文件目录。

文书、照片、录音、录像、实物、专业档案分别编制目录。

2.案卷、文件簿式目录一式一套,与档案一同移交。

进馆档案全部录入案卷级和文件级机读目录。同时将纸质档案进行全文扫描转化为数字档案随同实体档案一并移交进馆。

（五）机读目录录入和数据质量符合标准

1.进馆档案全部录入案卷级和文件级机读目录。

2.机读目录数据质量符合标准。

机读目录按《档案著录规则》（DA/T18—1999）和《档案主题标引规则》（DA/T19—1999）规定录入。

3.机读目录与对应的纸质实体及其簿式目录完全一致，并与纸质档案一同移交。

4.全文数字化档案要按照《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》（试行）执行。

（六）编研材料和重要资料基本齐全

1.编写本机关机构沿革

包括机关成立和撤销时间、机关名称变化、机关主要职责和隶属关系变化、内部机构和直属单位设置及其演变等。

2.编写全宗介绍

包括机构概况、档案数量、档案内容介绍等。

3.重要资料收集

本机关依据档案编辑出版的政策、法规汇编，各种专题文集,综合性统计资料等,一并移交。

四、档案移交程序

（一）以全宗为单位,有计划、分步骤地进行档案移交接收工作。

（二）各单位各种门类、各种载体档案、检索工具及参考资料要符合进馆要求。

（三）不符合规范的当场退回,待整改到位后再行接收。

（四）各单位档案移交准备工作完成后,应及时与市档案局联系,便于安排进馆时间。

（五）经检查合格后，交接双方办理正式的移交文据。

五、档案移交时间

2011年8月1日至2011年10月31日

  

二〇一一年六月八日

 联系人：饶佳，联系电话：2039118