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关于在全市机关单位开展档案工作年检的通知
来源：本站原创 浏览次数：9527 发表时间：2009/9/23
北档字[2009]33号
市直各机关、团体、事业单位：
为了进一步加强机关、团体及事业单位的档案工作，自治区档案局提出，从今年起在全区全面铺开机关档案工作年检，该项工作不同于以往仅限于归档文件整理质量检查，要以自治区档案局最近制订的《广西壮族自治区机关档案工作检查细则》（以下简称《检查细则》，见附件1）为依据进行，既要检查年度归档工作，也要检查档案基础工作，同时，还要把编制和审批机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表纳入今年检查的内容。为此，根据自治区档案局的要求，以及依据《中华人民共和国档案法》和《广西壮族自治区档案管理条例》等有关规定，决定在市直各机关、团体及事业单位中开展档案工作年检。现将有关事项通知如下：
一、编制和审批机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表
根据2006年国家档案局颁布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）第十二条：“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”的规定，我局将对市直各机关、团体及事业单位编制的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表开展审批工作，要求今年10月底前完成。具体安排，市直各机关、团体及事业单位请参照《规定》中的《文书档案保管期限表》（见附件2），结合单位实际，尤其是要充分体现本单位的职能，有针对性地起草文件材料归档范围和文书档案保管期限表初稿，于6月底前连同本单位的“三定方案”复印件一起报市档案局。市档案局将根据各单位报送的材料进行初审，在20个工作日内将初审情况提出反馈意见，各相关单位应根据市档案局初审反馈意见，进行修改完善后，再报市档案局批准贯彻执行。
二、完成2008年度归档文件整理工作
文件归档整理归档作为机关档案工作年检一项重要内容，应按时完成。市直各机关、团体及事业单位必须按照档案工作的有关规定，如往年做法一样，在上半年内完成一年一度的归档文件整理任务。于9月底前将已整理归档完毕的2008年度文件档案和照片档案等送市档案局验收，归档文件整理质量达到自治区档案局颁布《广西壮族自治区归档文件整理质量标准》的，由市档案局颁发合格证书，并以此作为向档案馆移交档案的质量认可依据。
三、以年检为抓手，全面贯彻执行8号令
最近，自治区档案局决定把推进档案工作年检制度作为全面贯彻执行国家档案局8号令的一项重要措施，要求各地市档案行政管理部门高度重视，加强领导，组织实施，在年内全面铺开档案工作年检，自治区档案局年底前进行全区抽样检查。为此，结合我市实际，计划把机关档案工作检查分二步进行：
1、自检自查。各机关单位按照《检查细则》逐条逐项进行自检自查，于9月底前将自检自查报告、自检记分表报市档案局。
2、实地抽查。抽查工作由自治区、市两级档案部门分别进行。市档案局将在10月间，对市直机关、团体及事业单位档案工作情况进行实地抽查，主要检查本年度档案归档工作完成情况，包括各门类、载体档案的归档目录和归档的档案实体。抽查数量将不少于应检机关单位的三分之一，档案工作开展滞后的机关单位将视为重点。市档案局在检查结束后，将检查情况通报受检单位，并上报市委市政府，对严重违反规定的要依法追究责任。自治区档案局抽样检查工作由自治区档案局另行安排。
如有不详之处，请与市档案局监督指导科联系，电话2020065。
附件：1、《广西壮族自治区机关档案工作检查细则》。
2、《文书档案保管期限表》。
北海市档案局
二○○九年五月十三日
主题词：文秘工作 档案 年检△ 通知
抄报：市委常委、宣传部部长、副市长李蔚，
市委常委、秘书长廖德全
北海市档案局办公室 2009年5月13日印
(共印100份)
附件1
广西壮族自治区机关档案工作检查细则
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检查内容 |
主要考
查 点 |
分值 |
检 查 细 则 |
自检情
况说明 |
自检
得分 |
检查
得分 |
备注 |
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基
础
工
作
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1、组织领导 |
3 |
设有单位领导人分管、部门负责人主管、专兼职档案工作人员具体管理的管理体制计1分；领导关心、支持并解决档案工作中出现的困难和问题计1分；参加档案行政管理部门组织召开的会议、业务培训、考察学习、业务交流等计1分。 |
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2、档案室用房 |
6 |
有档案专用库房且安全适用计3分；有档案工作人员办公室计1分；有阅览室计1分；有整理室计1分。 |
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3、档案设备设施 |
10+4 |
有足够存放档案资料、目录箱柜计1分；铁门铁窗计1分；双重窗帘计1分；防磁柜计1分；计算机计1分；空调机计1分；去湿机计1分；照相机计1分；气体灭火器计1分；吸尘器计1分。有防火防盗自动报警系统加2分；有温湿度自动控制系统加2分。 |
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4、档案业务工作 |
15+3 |
建立健全档案工作各项规章制度计1分；集中管理本单位各种门类、载体档案计2分（其中有一种门类、载体档案不集中的不得分）；各类档案资料均已按要求整理、排列上架计3分（有积存零散档案资料不得分）；各类档案均有完整纸质目录计2分（少一门类或少一年度不得分）；全部档案目录实行计算机检索加3分；建立全宗卷计1分；统计台帐计1分、编有全宗介绍计1分、大事记计1分、组织沿革计1分（要求从单位成立之日起续编到检查前一年度，否则不得分）；坚持温湿度、档案检查、档案移进移出、档案利用登记、利用效果汇编计2分（登记不完整的酌情扣分）。 |
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5、行业系统档案管理工作 |
3+3 |
实行垂直领导，有宏观监督指导职能的单位，行业系统（含直属二层单位）档案室定升级达50%计1分；80%计2分；100%计3分（无监督指导任务的此项得3分）。最近3年来召开会议布置档案工作加1分；举办档案培训班加1分；发文指导基层档案工作或对基层档案工作进行检查的加1分。 |
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检查内容 |
主要考
查 点 |
分值 |
检 查 细 则 |
自检情
况说明 |
自检
得分 |
检查
得分 |
备注 |
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基
础
工
作 |
6、档案室等级 |
8+5 |
其中：三级档案室计5分；二级档案室计6分；一级档案室计8分；特级档案室计8分、加5分。 |
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7、档案移交进馆 |
3 |
根据自治区档案馆下达移交档案年度计划移交档案资料及目录计算3分（当年无进馆任务的此项得分）。 |
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8、现行文件报送 |
2 |
按照《广西壮族自治区规范性文件制定程序规定》（自治区人民政府令第12号）第三十一条之规定，及时向自治区档案馆报送规范性文件计2分。 |
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年
度
归
档
工
作 |
9、文书档案 |
20 |
百分制，按比例计分。 |
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10、照片档案 |
6 |
百分制，按比例计分。 |
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11、录音档案 |
2 |
按归档整理数量、质量计分。 |
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12、录像档案 |
2 |
按归档整理数量、质量计分。 |
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13、电子档案 |
4 |
按归档整理数量、质量计分。 |
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14、实物档案 |
4 |
按归档整理数量、质量计分。 |
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15、会计档案 |
4 |
按归档整理数量、质量计分。 |
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16、专门档案 |
4 |
按归档整理数量、质量计分（无归档任务的此项得分）。 |
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17、基建档案 |
4 |
按归档整理数量、质量计分（无归档任务的此项得分）。 |
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合计 |
共17项考察点 |
100+15 |
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注：检查依据《检查细则》采用标准分及加分制，标准分100分，加分15分。结果分三个等次，记分得95（含95）分以上者为优秀，95（不含）——80（含80）分者为合格，80（不含）分以下者为不合格。
附件2
文书档案保管期限表
一、本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1、请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久
2、大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久
3、重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材 30年
4、讨论未通过的文件 10年
二、本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材
1、公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久
2、讨论未通过的文件 10年
三、本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久
四、本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
五、机关联合召开会议的文件材料
1、本机关为主办的
（1）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
（2）典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
2、本机关为协办的
（1）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
（2）典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本
10年
六、本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
1、请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文）上级领导人贺词、题词、讲话，会徽设计 永久
2、代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年
3、委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年
七、上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
1、重要的 永久
2、一般的 30年
3、本地区、本机关工作汇报材料 30年
八、本机关业务文件材料
1、本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久
2、本机关的请示与上级机关的批复、批示
（1）重要业务问题的 永久
（2）一般业务问题的 30年
3、同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复涵、批复等文件材料
（1）重要业务问题的 永久
（2）一般业务问题的 30年
4、本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 + 30年
5、机关联合行文的文件材料
（1）本机关为主办的
①重要业务问题的 永久
②一般业务问题的 30年
（2）本机关为协办的
①重要业务问题的 30年
②一般业务问题的 10年
6、本机关编辑、编写的文件材料
（1）大事记、组织沿革等 永久
（2）简报、情况反映、工作信息等 10年
7、行政管理、执法活动中形成的文件材料
（1）行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久
（2）执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久
（3）行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
①固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久
②不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久
③20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久
④20年（含）以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年
（4）行政管理工作中形成的备案文件材料 10年
（5）行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
①重要的 永久
②一般的 30年
8、计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
（1）年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久
（2）年度以下的计划、总结、统计材料 10年
（3）重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久
（4）一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年
9、出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
（1）发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会议记录、纪要等 永久
（2）出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年
九、本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
1、机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久
2、人事工作制度、规定、办法等文件 30年
3、人事任免文件 永久
4、先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
（1）受县级（含）以上表彰、奖励的 永久
（2）受县级以下表彰、奖励的 30年
5、对本机关有关人员的处分材料
（1）受到警告（不含）以上处分的 永久
（2）受到警告处分的 30年
6、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚血等文件材料 永久
7、人事考核、职称评审工作文件材料 永久
8、职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久
9、职工名册 永久
10、党、团、工会工作活动中形成的文件材料
（1）工作报告、总结，换届选举结果 永久
（2）重要专项活动的报告、总结等 永久
（3）党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久
（4）情况反映、工作简报 10年
11、纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
（1）重要的 永久
（2）一般的 30年
12、保卫部门的安全检查、调查记录 10年
13、本机关处理人民来信来访的文件材料
（1）有领导重要批示和处理结果的 永久
（2）其他有处理结果的 30年
十、本机关事务管理文件材料
1、房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
2、与有关单位签定的合同、协定、协议、议定书等文件材料
（1）重要的 永久
（2）一般的 10年
3、接待工作的计划、方案
（1）重要的 30年
（2）一般的 10年
4、机关财务预算 30年
5、机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年
6、国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
（1）重要的 永久
（2）一般的 10年
7、职工承组、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久
8、职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年
十一、上级机关制发的文件材料
1、上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
（1）重要的 永久
（2）一般的 10年
2、上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
3、上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久
十二、同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
十三、下级机关报送的文件材料
1、重大问题的专题报告 30年
2、年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年
公安备案编号：桂公网安备 45050202000657号